Ingekomen stuk voor de Algemene Vergadering

Betreft: Formele verklaring en klacht inzake bestuurlijk handelen

Geachte Algemene Vergadering,

Hiermee uiten wij onze zorgen betreffende het handelen van het huidige bestuur. Wij, ondergetekende leden van deze vereniging, willen graag een aantal punten met de Algemene Vergadering delen die ons zijn opgevallen nadat wij in de stukken van de vereniging zijn gedoken. Dit doen we door middel van dit ingekomen stuk voor de Algemene Vergadering d.d. 28-06-2026, dat bij agendapunt 1 behandelt dient te worden. Wij hebben de statuten en het huishoudelijk regelement goed doorgenomen en kwamen tot een aantal zorgwekkende ontdekkingen.

Kamer van Koophandel

Het bestuur heeft bij herhaling gehandeld in strijd met artikel 20 lid 2 Handelsregisterwet door niet binnen een week bestuurswijzigingen door te geven aan de Kamer van Koophandel. Dit betreft de in- en uitfunctietredingen van bestuursleden, alsmede gewijzigde bestuursfuncties.

De bestuurdersfuncties zoals heden ingeschreven bij de Kamer van Koophandel komen niet overeen met de huidige situatie. De heer Koops staat bij de KvK nog steeds als voorzitter geregistreerd terwijl deze de functie van vice-voorzitter bekleedt, de heer H. Huijstee staat bij de KvK als secretaris geregistreerd terwijl deze de functie van voorzitter bekleedt. Doordat de heer Huijstee bij de KvK nog steeds als secretaris geregistreerd staat, zouden zowel hij als de huidige secretaris de heer H. Mul nu de functie van secretaris bekleden, hetgeen onjuist is.

Mevrouw L. Smit is pas als bestuurder ingeschreven per 1 september 2025 terwijl ze is benoemd door de Algemene Vergadering op 22 juni 2025.

Statuten

De op de website van de vereniging gepubliceerde statuten wijken af van de bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd statuten:

In artikel 3 lid 4 staat op de website: "De vereniging is bevoegd tot het opleggen van de verplichtingen van de leden jegens de Raad van Beheer, waarbij al hetgeen waartoe de vereniging jegens de Raad van Beheer is gehouden uit hoofde van het bepaalde in de statuten en reglementen van de Raad van Beheer ook geldt als verplichtingen die de leden van de vereniging rechtstreeks jegens de Raad van Beheer hebben in de zin van artikel 46, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.". In de bij de Kamer van Koophandel gedeponeerde statuten staat echter:" De vereniging is bevoegd tot het opleggen van de verplichtingen aan de leden jegens de Raad van Beheer, waarbij al hetgeen waartoe de vereniging jegens de Raad van Beheer is gehouden uit hoofde van het bepaalde in de statuten en reglementen van de Raad van Beheer ook geldt als verplichtingen die de leden van de vereniging rechtstreeks jegens de Raad van Beheer hebben, alles met toepassing van het bepaalde in artikel 46, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.".

In artikel 3 lid 4 staat op de website:"Het lidmaatschap eindigt:a. door opzegging door het lid;b. door opzegging door de vereniging;c. door ontzetting."In de bij de Kamer van Koophandel gedeponeerde statuten staat echter:"Het lidmaatschap eindigt:a. door de dood van het lid;b. door opzegging door het lid;c. door opzegging door de vereniging;d. door ontzetting."

* Het bestuur heeft diverse jaren in strijd met de in artikel 37 lid 2 vastgelegde termijn dat jaarlijks in ieder geval uiterlijk vier maanden na afloop van het voorafgaande verenigingsjaar, een Algemene Vergadering gehouden dient te worden, gehandeld door Algemene Vergaderingen in mei plaats te laten vinden. Deze wijze van handelen maakt het bestuur verwijtbaar in governance-opzicht. Immers, alle door deze Algemene Vergaderingen genomen besluiten zijn vernietigbaar (2:15 BW).

Gedurende de corona periode maakte de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid het mogelijk om volledig digitaal te vergaderen, zonder dat daarvoor een statutaire grondslag bestond. Voor de bepalingen over digitaal vergaderen gold uiteindelijk een vervaldatum van 1 februari 2023, waarna nog een laatste verlenging volgde tot 1 april 2023. Dat betekent concreet dat vanaf 1 april 2023 een volledig online Algemene Vergadering - zonder statutaire grondslag - niet meer mogelijk is. Vanaf 1 april 2023 geldt weer het normale Burgerlijk Wetboek-regime: digitaal of hybride vergaderen kan alleen voor zover wet en/of statuten dat toestaan. Zonder statutaire basis is een volledig online vergadering niet toegestaan.Aangezien de statuten van de Nederlandse Samojeden Club géén statutaire basis bevatten voor het online houden van een Algemene Vergadering moet geconcludeerd worden dat het bestuur in de jaren 2023, 2024, 2025 en 2026 de Algemene Vergaderingen op onrechtmatige wijze volledig digitaal plaats hebben laten vinden.

Met agendapunt 4.b voor de Algemene Vergadering op 28 juni aanstaande stelt het bestuur voor om de in artikel 37 lid 2 van de statuten genoemde termijn te verruimen van 4 naar 6 maanden. Het bestuur stelt derhalve een statutenwijziging voor. Een statutenwijziging is een kostbare exercitie omdat van deze wijziging een notariële akte opgemaakt dient te worden. De kosten hiervoor staan niet in verhouding met het voordeel dat de voorgestelde wijziging oplevert. Het bestuur kan immers gewoon aan de huidige statutair gestelde termijn te voldoen, en Algemene Vergaderingen plaats laten vinden vóór 1 mei.Bovendien heeft het bestuur verzuimd om, nu zij de statuten van de vereniging wil wijzigen, de in de WBTR genoemde verplichting tot het opnemen van een belet- en ontstentenisregeling in het voorstel op te nemen. Het voorstel tot statutenwijziging is derhalve onvolledig. Dit agendapunt dient dan ook door het bestuur teruggetrokken te worden.Tot slot zou een statutenwijziging benut moeten worden voor het opnemen van een statutaire grondslag om online te kunnen vergaderen.

VFR (Verenigings Fok Regelement)

Ondanks dat het gewijzigde VFR nog vastgesteld dient te worden door de Algemene Vergadering, heeft bestuur dit VFR reeds gepubliceerd op de website. Onderaan het op de website van de vereniging gepubliceerde VFR staat:"Aldus vastgesteld door de algemene vergadering van de Nederlandse Samojeden Club op 17 mei 2026".In de Algemene Vergadering d.d. 17 mei 2026 zijn echter geen besluiten genomen wegens strijd met de in artikel 37 lid 2 van de statuten genoemde termijn waarbinnen een Algemene Vergadering plaats diende te vinden. Bovendien treedt een VFR pas in werking na goedkeuring door het bestuur van de Raad van Beheer. Het bestuur dient dit VFR terstond te verwijderen van de website, en te vervangen met het thans geldende VFR.

Diversen

Mevrouw S. Sterks had als taak de Facebook-pagina van de Nederlandse Samojeden Club te onderhouden en updaten. Zonder enige vorm van kennisgeving vanuit het bestuur is zij klaarblijkelijk van haar taken ontheven. Zij ontving op 17-05- 2026 om 11:44 uur namelijk een email van Facebook dat zij niet langer de volledige controle had over de pagina, en zij kan hier niet meer op inloggen.

In artikel 40 lid 1 van de statuten is vastgelegd dat Algemene Vergaderingen worden geleid door de voorzitter, indien deze aanwezig is. Dit wordt bevestigd in artikel 3 lid 2 van het Huishoudelijk Reglement. In de praktijk worden Algemene Vergaderingen echter niet door de heer Van Huijstee geleid, maar door mevrouw Rees. Dit wordt door verschillende leden als zeer storend ervaren, vooral omdat door mevrouw Rees met regelmaat microfoons van leden uitgeschakeld worden, en met name die van leden die een kritische bijdrage willen leveren.

* Nadat de Algemene Vergadering d.d. 17 mei 2026 door de voorzitter gesloten was poogde mevrouw Koops om nog een motie van wantrouwen tegen haar collega bestuurslid mevrouw Smit en het lid mevrouw Sterks in te dienen. Aangezien mevrouw Sterks geen bestuurslid is, kan tegen haar per definitie geen motie van wantrouwen ingediend worden. Nadat mevrouw Koops erop gewezen was dat de vergadering gesloten was vervolgde zij met verwijten en beschuldigingen aan het adres van voornoemde dames. Door deze wijze van handelen en doordat noch de voorzitter noch de overige bestuurders ingegrepen hebben zijn twee personen beschadigd. Een dergelijk voorval is een bestuur onwaardig.

* Er is sprake van familiaire- en samenwerkingsbanden binnen het bestuur. Vice voorzitter de heer Koops, bestuurslid mevrouw Rees en bestuurslid mevrouw Koops zijn vader, moeder en dochter. Mevrouw Rees en mevrouw Koops fokken voorts, volgens hun eigen media-uitingen, gezamenlijk onder de kennelnaam "Naschja", en voeren een samenwerkingsverband met o.a. kennel Latamarak van mevrouw Mul- de Ruiter, wiens echtgenoot (de heer H. Mul) secretaris van de vereniging is, en kennel Lusjkaya van mevrouw Bartol-Takens, wiens dochter (mevrouw M. Bartol) penningmeester van de vereniging is. Hierdoor wordt de schijn van belangenverstrengeling gewekt, en kan een te gesloten machtsblok ontstaan. De onderling verbonden bestuurders kunnen namelijk feitelijk een blok vormen bij stemmingen, waardoor de rest van het bestuur minder zwaar weegt. Dit kan wantrouwen binnen de vereniging wekken. Leden kunnen besluiten of benoemingen gaan zien als “onderonsje”, wat het draagvlak en vertrouwen kan aantasten. Ondergetekende leden wensen dan ook de beëindiging van de familiaire- en samenwerkingsbanden binnen het bestuur.

Op basis van bovenstaand doen ondergetekende leden van de Nederlandse Samojeden Club het hiernavolgende verzoek aan het bestuur van onze vereniging:Wij verzoeken het bestuur om eervol af te treden als volledig bestuur op de Algemene Vergadering d.d. 28 juni 2026. Indien gehoor gegeven wordt aan dit verzoek, dan verzoeken wij het bestuur om dit aan de leden kenbaar te maken, en vóór 6 juni 2026 een nieuwe agenda aan de leden toe te zenden. Op deze agenda dienen dan bij agendapunt 5 alle vacante bestuursfuncties vermeld te staan. Tot 28 juni 2026 is er dan sprake van een demissionair bestuur, dat alleen lopende zaken afhandelt en geen grote, nieuwe besluiten neemt. Indien geen gehoor gegeven wordt aan dit verzoek, dan zijn ondergetekenden helaas genoodzaakt om op de Algemene Vergadering d.d. 28 juni 2026 een motie van wantrouwen tegen het bestuur in te dienen. Wij hopen van harte dat het zover niet hoeft te komen.Tot slot verzoeken wij het bestuur om dit ingekomen stuk voor de Algemene Vergadering d.d. 28 juni 2026 aan alle leden van de vereniging toe te zenden.

‘s-Hertogenbosch, 1 juni 2026

Hoogachtend, E. van Dinther

Mede namens: S.W.C.C. Sterks, J. Luyten, R. Luyten-Derogee, A. Molenaar,

K. Tervelde, S. van Schijndel, W. Hell-Frijters, C. van den Berg, L. van Maanen,

J. Venhovens, J. Ruijs, E. Smit-Krijnen, J. Hakkens, B. Marbes, P. Bezuijen,

M. Neuhuys, M. van Limpt, C. Hendrikx, G. ten Broek, K. ten Broek

Antwoord van het bestuur

A. Kamer van koophandel

Dat er inderdaad achterstand was met het bijwerken van de gegevens voor de KvK komt onder meer doordat het een hele tijd duurt voor alle benodigde gegevens correct zijn aangeleverd. Deze zijn inmiddels aangepast.

Heeft iemand hier nadeel van? Nee.

B. Statuten artikel 3.4

* Er zal “aan de leden“ moeten staan; de v is veranderd in een a.

* Het “einde lidmaatschap door overlijden” zal door statutenwijzing door de RvB opgelegd onder tafel verdwenen zijn.

C. Artikel 37.2

Volgens onze gegevens is de eerste ALV nog nooit voor half mei gehouden. Het is namelijk een zaak van behoorlijk bestuur dat alle leden weten waar het over gaat. Dat wil zeggen dat de jaarcijfers bekend moeten zijn vóór de eerste Samovaria ter perse gaat, en dat die Samovaria minsten zes weken vóór de ALV bij de leden bezorgd is. De leden hebben hier altijd mee ingestemd.

D. Digitaal vergaderen

De leden van de vereniging hebben ingestemd, ja zelfs gevraagd om digitaal vergaderen. Niet alleen om reiskosten te besparen, maar ook omdat fokkers vaak een nest hebben liggen dat ze niet alleen willen laten.

E. Agendapunt 4b

Het bestuur stelt helemaal niet voor om de statuten te wijzigen, maar de ALV gewoon te vragen of de termijn voor het komende jaar te verruimen; kleine moeite om dit op de agenda te houden.

F. Verenigings Fok Reglement

De gepubliceerde tekst is de door de RvB goedgekeurde tekst. Inhoudelijk zijn alle onderdelen door voorgaande ALV’s goedgekeurd (zie de notulen in Samovaria 1). De ondertekening door voorzitter en secretaris  op 17 mei 2026 onmogelijk gemaakt, zal nu op 28 juni plaats vinden.

G. Diversen

* De facebook-pagina is door Rivka en Sarah Koops opgezet ten behoeve van de Samojedenclub. Rivka heeft Sandy toegang gegeven om de wandelingen aan te kondigen, en die weer ingetrokken na de recente ontwikkelingen, waarbij Sandy de wandelingen-app opgeheven heeft. Het bestuur staat hier buiten.

* Harry van Huijstee leidt de vergadering; Rivka Koops is technisch assistent om te zorgen dat niet iedereen door elkaar praat, en zet daartoe regelmatig alle microfoons uit. Wie aangeeft het woord te willen wordt uitgenodigd zijn microfoon weer aan te zetten. Dit geldt voor alle deelnemers.

* Het wantrouwen is uitgesproken tegen Larissa Smit, en niet tegen Sandy Sterks. Het bestuur komt vóór de ALV bijeen om deze kwestie met Larissa te bespreken.

*Er zijn inderdaad familiebanden binnen het bestuur. Het echter lasterlijk te beweren dat bestuursposities worden gebruikt voor persoonlijk voordeel. Er is geen enkel geval te noemen wat dit staaft. Alle bestuursleden hebben maar één doel voor ogen: de Samojeden club zo goed mogelijk te laten functioneren.

Het bestuur zal dan ook niet aftreden omdat 16 van de 125 leden dat willen. Natuurlijk kan er een motie van wantrouwen worden ingediend en door de aanwezigen worden aangenomen. Het bestuur zal deze motie ter harte nemen, en na de vergadering zijn conclusie trekken. Dat kan betekenen dat er een volgende vergadering gepland wordt om een bestuurs verkiezing te houden, nadat het verslag van deze ALV in Samovaria gepubliceerd is, en alle leden die dat willen zich verkiesbaar kunnen stellen.

Namens het bestuur,

Eris Koops